UNTERNEHMENSALLTAG Das Wort Teamsitzung hat für manche Mitarbeiter den selben emotionalen Reiz wie Pickel oder Akne, es stört und ist überflüssig. Oftmals gerät die Agenda in den Hintergrund, sofern sie überhaupt bekannt ist und nicht spontan besprochen wird, was einem gerade einfällt. Zwingend zu verhindern sind die Entstehung Chaos und Ungereimtheiten. Jeder muss am Ende denselben Kenntnisstand erlangen können und Missverständnissen darf kein Raum gegeben werden. Um ein Meeting erfolgreich zu gestalten, beachten Sie die folgenden sechs Punkte und ihre nächste Teamsitzung sowie ihre weiteren werden die von Ihnen gewünschten Ziele erreichen.
1. Zeitpunkt
Ihr Teamsitzung ergibt nur dann Sinn, wenn Sie sie auf 8.00 Uhr montagmorgens legen. Und für alle Angsthasen ist die zweite Möglichkeit noch der Dienstagmorgen um 8.00 Uhr. Jeder andere Zeitpunkt funktioniert nicht. Sie kennen das vielleicht: Freitag 12.00 Uhr oder 14.00 Uhr hören wir eine halbe Stunde früher auf um eine Teamsitzung anzuhängen. Dann wird schon mal schön der Tisch gedeckt, es werden unbefangene Unterhaltungen gestartet, die Flasche Sekt geht auf und hinterher wird besprochen was wir wollen. Das große Problem dabei ist, es wird nichts umgesetzt. Sobald das Wochenende zwischen den Beschlüssen und der nächsten Gelegenheit liegt, diese Beschlüsse in die Tat umzusetzen, läuft man Gefahr, das Meeting wiederholen zu müssen bzw. alle vereinbarten Punkte einzelnen Personen ins Gedächtnis zu rufen. Um dies zu verhindern ist der logische Schluss also, am Anfang der Woche in einer Teamsitzung festzulegen, was in den nächsten Tagen unmittelbar realisiert werden soll.
Beispiel: Sie erzählen Ihrem Team was Sie nächste Woche umsetzen wollen das Wochenende steht vor der Tür. Auch Ihre Mitarbeiter verabschieden sich ins Wochenende. Für Ihre Auszubildende sieht das Wochenende vielleicht wie folgt aus: Freitagabend geht sie in die Disco und lernt Olaf kennen. Der ist ja total toll. Sie erzählen, sie trinken etwas, sie verabschiedet sich und sie hat sogar die Handynummer bekommen. Sie ist total aus dem Häuschen. Samstagmorgen muss sie natürlich ganz locker drei Stunden mit Ihrer besten Freundin darüber sprechen. Und man verabredet sich wieder für Samstagabend in der Disco. Dummerweise ist Olaf nicht aber, aber der Horst und der ist ja schon über 18. Horst hat das Auto von der Mama, der ist ja so interessant und lieb und nett und sieht cool aus, er fährt sie auch noch heim. Außer Händchen halten gibt es noch ein Busserl. Das ist natürlich sehr emotional und sehr intensiv für unsere Mitarbeiterin. Ende vom Lied, am Sonntagmorgen wird gleich die beste Freundin angerufen und wieder geht es um den Abend und was passiert ist. Und wie sie so erzählt, sagt sie, es sind Fotos auf dem Handy. Sie verabreden sich und gehen Kaffeetrinken Sonntagnachmittag. Und dann sind sie im Cafe und da ist der nette Student, der Simon, wie er läuft, kurze Ärmel, T-Shirt, Simon spricht sie auch gleich an und verabreden sich für das nächste Wochenende.
Die Teamsitzung hat wichtige Dinge ergeben und von Freitag bis Montag ist die Festplatte Ihrer Mitarbeiterin drei Mal formatiert worden. Und dann erwarten Sie , dass das Versprochene umgesetzt wird? Deswegen mein Tipp: Teamsitzung Montag acht Uhr.
2. Die Themen
Idealerweise gibt es fünf Themen, die besprochen werden. Vier der Themen sollten im Vorfeld bereits transparent gemacht worden sein. Sie sollten nämlich idealerweise eine Woche vorher als kleine Information im Sozialraum hängen mit der Bitte der Kenntnisnahme und sich Gedanken zu machen. Dadurch bekommen Sie die Chance, eine Teamsitzung zu gestalten, die keinen Schulcharakter besitzt. So umgehen sie die Situation, dass alles schläft und einer spricht. Viel wichtiger ist, dass man sich im Vorfeld Gedanken für die Themen machen kann und Lösungsvorschläge parat hat, weil man darüber schon nachgedacht hat. Das fünfte Thema nimmt Bezug auf Aktuelles, muss nicht im Vorfeld bekannt gegeben werden und wird immer von der Führungsebene bestimmt.
3. Feste Aufgabenverteilung
Enorm wichtig für einen reibungslosen Ablauf Ihres Meetings ist eine feste Aufgabenverteilung. Es muss einen Teamleiter, ein Protokollant und ein Zeitnehmer festgelegt werden. Der Teamleiter bestimmt die vier Themen und führt durch die Teamsitzung. Er hat das Recht, die einzelnen Punkte zu beenden, zu einer Entscheidung zu führen oder jemanden das Wort zu geben. Nach Zeitablauf beendet der Teamleiter ebenfalls die Diskussion. Der Timekeeper hat die Sanduhr. Er stellt den Countdown auf 10 Minuten und dann wird nach Ablauf der Zeit wird eine Entscheidung getroffen. Eine längere Diskussionszeit wird nicht gewährt. Der Schriftführer führt ein kleines Protokoll, idealerweise ein DIN-A4-Blatt im Querformat. Dort notiert er: Wer / Was / Bis wann / Feedback / Erledigt. So sind die Zeilen zu verteilen, das bedeutet zum Beispiel: bei WER: Horst; bei WAS: Reinigung der Werkzeuge; Bis wann: Mittwoch- oder Freitagnachmittag, je nach Andrang; Feedback: Freitags. Jetzt hat Horst die Aufgabe die Werkzeuge einmal die Woche zu säubern. Sollte Mittwochnachmittag viel Andrang herrschen, dann wird es eben Freitag erledigt. Dann bekommt Horst auch ein Feedback vom Vorgesetzten. Das bedeutet nicht das Du dem Horst nicht traust, sondern es ist Deine Chance einmal die Woche einen Mitarbeiter zu loben.
4. Abfolge und Rotation
Die Abfolge sowie die Rotation sind für den Überblick und die Fairness immens wichtig. Bei der ersten Teamsitzung legen Sie eine Reihenfolge fest und setzen Fixtermine für das für das ganze Jahr. So entsteht Planungssicherheit und keiner kann eine Ausrede bringen. Eine weitere Reihenfolge wird mit dem ganzen Team erstellt. Im ersten Meeting lautet die Aufgabenverteilung beispielsweise wie folgt:
Sitzungsleitung: Chef; Protokoll: Horst; Zeitnehmer: Susanne
Die Reihenfolge des Teams wird folgend festgelegt: Chef, Horst, Susanne, Anna, Irene, Tilman, Michaela, Timo, Werner. Die Positionen verschieben sich bei jeder weiteren Sitzung um eine Position weiter, sodass bei der zweiten Teamsitzung die Aufgaben so verteilt sind:
Sitzungsleitung: Horst; Protokoll: Susanne; Zeitnehmer: Anna
Dann weiß jeder, wann er/sie dran ist und jeder kann sich um seine Themen kümmern. So wechselt die Verantwortung im Team und jeder ist immer aktiv dabei. Denn er weiß ja bald bin ich auch mal dran als Teamleiter und habe die Aufgabe vier Themen zu benennen und zu führen.
5. Dauer
Die Dauer einer Teamsitzung sollte maximal eine Stunde dauern! Ganz wichtig dabei ist, die zwölf Teamsitzungen, die am Anfang des Jahres festgelegt wurden, digital einzutragen und festzuhalten. Bei der zweiten Teamsitzung holen Sie das Protokoll der vorherigen Sitzung hervor. Es wird kurz vorgelesen, um noch einmal daran zu erinnern, und sofern alles erledigt ist, kann ein Haken gesetzt werden. Wichtig ist, sofern ein Thema mal nicht entschieden werden kann, dazu jemand einen Auftrag bekommt. So erhält beispielsweise Susanne den Auftrag, bis zur nächsten Teamsitzung ein paar Vorschläge vorzulegen, wie sich am besten ein Teilzahlungssystem einführen ließe. In der Gruppe wird dann entschieden, wie weiter verfahren wird. Oft wird es so einen kleinen Vortrag zu einem vorangegangenen Thema geben, weswegen die Sitzungsprotokolle immer mit dabei sein sollten. Ein reibungsloser Ablauf wird auf diesem Wege garantiert
6. Haltung
Der letzte ist der letzte und wichtigste Punkt: Eine Teamsitzung findet im Stehen statt. Das verhindert eine gemütliche Runde, die dazu neigt, in die Lauschigkeit abzudriften und statt einer produktiven Sitzung ein geschwätziges Kaffeekränzchen zu veranstalten. Jeder ist daran interessiert, dass die Teamsitzung wirklich in einer Stunde beendet ist, weil länger als eine Stunde stehen möchte kaum jemand. Genießen Sie Ihre neue „Teamstanding“. Viel Vergnügen!
Ein Rat zum Abschluss
Investieren Sie nicht nur in Maschinen, investieren Sie in sich und Ihr Team. Eine Maschine ist austauschbar. Und nach ein paar Jahren ist eine Maschine alt und sorgt nicht mehr für den Standard. Mein Rat lautet also: Arbeiten Sie daran, sich als Unternehmer und Vorgesetzter einzigartig und unersetzlich zu machen. Je besser SIe dafür sorgen, dass Sie in sich investieren, umso einzigartiger werden Sie. Nichts kostet mehr Zeit und Geld, als gleich zu sein unter Gleichen. Vertrauen Sie auch Ihren Mitarbeitern, denn Sie haben sie eingestellt! „Team“ bedeutet für einen Unternehmer stets „Trau einem anderen Menschen“. Dies ist die wohl beste Strategie einen erfolgreichen Betrieb zu führen und das Beste aus Ihren Angestellten herauszuholen. Beginnen Sie bei der Übertragung der Teamsitzung an Ihre Mitarbeiter, und sie werden sich mehr involvieren.
Wie der Psychologe William James einmal sagte, sei die tiefste Begierde eines Menschen, Wertschätzung zu erhalten. In diesem Sinne seien Sie sich nicht zu schade, Wertschätzung zu verteilen, um Wertschätzung zu erhalten.
